PDF/A - Cos'è il e come si crea

Cos'è il PDF/A

PDF/A è una sigla che definisce un formato di files conforme allo standard internazionale (ISO19005), facente parte dello standard PDF. Il PDF/A è stato pensato ad hoc per l'archiviazione nel lungo periodo dei documenti in formato elettronico.

Questo standard non definisce un metodo o un obiettivo d'archiviazione, ma identifica un "profilo" per i documenti elettronici, e assicura che i documenti possano essere riprodotti esattamente allo stesso modo e negli anni a venire. Tale formato ha lo scopo di garantire la corretta visualizzazione del documento anche a distanza di tempo e con l'utilizzo di softwares diversi del classico Acrobat. Il PDF/A è uno standard suddiviso in due categorie: quella massima (PDF/A-1a) e quella minima (PDF/A-1b). Tale formato contiene al suo interno solo le informazioni obbligatorie alla corretta visualizzazione del documento, per la sua corretta riproduzione anche a distanza di tempo.

Dall’entrata in vigore del decreto, il 15 gennaio 2009, l'impiego del formato PDF/A è divenuto obbligatorio per TUTTI gli atti da iscrivere al Registro delle Imprese. Per questo motivo i software CGN includono la possibilità di convertire in PDF/A i documenti in pochi semplici click. Un elemento chiave di questa riproducibilità consiste nel fatto che i documenti siano "auto-consistenti": il file generato dovrà incorporare tutte le informazioni necessarie – testo, immagini, font, colori – per rappresentare il documento senza bisogno di informazioni esterne.
Si precisa inoltre che la conformità dei documenti elettronici al PDF/A sarà verificata dal Registro delle Imprese in sede di assegnazione del protocollo. In caso di difformità sarà assegnato - ai sensi dell'articolo 7 del precitato DPCM 10 dicembre 2008 – un termine congruo per la regolarizzazione: solo in caso d’inadempienza la pratica dovrà essere respinta.

La normativa

Con l’entrata in vigore del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 10 dicembre 2008 - articolo 6, comma 3 - "Specifiche tecniche del formato elettronico elaborabile (XBRL) per la presentazione dei bilanci di esercizio e consolidati e di altri atti al registro delle imprese" pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 304 del 31 dicembre 2008 prevede, in attesa delle specifiche tecniche, che "nelle more della definizione delle specifiche di cui al comma 1, l'interessato allega all'istanza di cui all'art. 4 un documento informatico in formato PDF/A con il contenuto dell'atto, anche senza immagini ottenute dalla scansione di documenti cartacei".

La soluzione di Servizi CGN

La piattaforma CGN 2009 per agevolare gli Associati propone una nuova UTILITÀ, che consente di utilizzare una semplice procedura automatica per controllare e convertire i files (doc, rtf, tif ecc.) nel formato richiesto PDF/A attraverso il software approvato ed utilizzato da Infocamere. Tale utilità è presente nel software Pratiche Camerali CGN, completo delle funzioni di verifica e conversione.
Nelle procedure semplificate “Bilancio Facile” e “Trasferimento Quote Facile” la conversione avviene in maniera automatica.
Nel software Bilancio 360° Telematico la procedura, inoltre, genera ed allega automaticamente alla pratica (insieme al formato XBRL per il Conto Economico e lo Stato Patrimoniale) tutti i documenti in formato PDF/A necessari ai fini del deposito.

Cos’è un PDF/A? Che differenza c’è tra PDF e PDF/A? Che tipo di carattere si deve usare quando creo un documento in PDF/A? Si possono includere file multimediali (audio o video) in un PDF/A? Si possono includere file multimediali (audio o video) in un PDF/A? Il formato PDF/A supporta la Firma Digitale? I file creati in PDF/A sono compatibili con le vecchie versioni di Acrobat Reader?

Cos’è un PDF/A?
Il PDF/A è un formato standard creato per la lunga conservazione di documenti e file. A differenza dei file in PDF, i PDF/A contengono al loro interno le informazioni riguardo i caratteri e i colori del documento in modo che sia possibile, in futuro, riprodurli senza problemi. Questo permetterà di non avere difficoltà di accesso nel caso in cui vengano usati programmi o tipo di caratteri totalmente diversi da quelli oggi in uso.

Che differenza c’è tra PDF e PDF/A?
I PDF, oggi molto usati, solitamente non hanno la necessità di durare a lungo. Alcune informazioni sui caratteri contenuti nel documento PDF non sono memorizzate, questo significa che in futuro i PDF potrebbero essere difficili da leggere. Inoltre, i PDF possono essere creati da diverse applicazioni che utilizzano alcuni standard differenti, i quali possono far risultare illeggibile il file per qualche lettore PDF. Il PDF/A ha un unico formato e quindi, nel lungo termine, non può avere i problemi dei PDF.

Che tipo di carattere si deve usare quando creo un documento in PDF/A?
I caratteri più usati (Times New Roman, Arial, Helvetica) possono essere utilizzati per il formato PDF/A. Gli altri tipi di carattere non vengono accettati.

Si possono includere file multimediali (audio o video) in un PDF/A?
No. Al momento non possono essere inclusi.

Il formato PDF/A supporta la Firma Digitale?
Sì. I file in PDF/A possono essere firmati digitalmente esattamente come i file in PDF.

I file creati in PDF/A sono compatibili con le vecchie versioni di Acrobat Reader?
Sì. Uno degli obiettivi dello standard PDF/A è proprio la possibilità di lettura sia con le vecchie che con le future applicazioni in uso.

I file in PDF/A sono più pesanti dei normali PDF?
Generalmente i PDF/A creati da un PDF hanno la stessa dimensione. Ci sono alcuni rari casi, a seconda del documento, in cui il PDF/A è di dimensione maggiore.

Il formato PDF/A è richiesto obbligatoriamente per la presentazione dell’atto all’Agenzia delle Entrate e al Registro delle Imprese?
Sì. Dopo aver predisposto l’atto di cessione quote con un programma di videoscrittura (ad esempio word), il secondo passo è obbligatoriamente la sua conversione nel formato PDF/A, prima ancora dell’apposizione della firma digitale e della marcatura temporale.

Cosa serve per inviare telematicamente un bilancio?
Occorre:

Un software per compilare la pratica formata dai modelli del Registro Imprese.
Dike per l'apposizione della firma digitale.
Un convertitore di file in formato PDF/A per gli atti da allegare alla pratica telematica.
La Smart Card, ovvero il dispositivo di firma digitale e il relativo lettore da collegare al PC.
Una convenzione per poter accedere alla spedizione pratiche "Telemaco".

L’XBRL è obbligatorio? Come lo si crea?
L'obbligo di depositare il bilancio in formato XBRL si applica a partire dai bilanci e dai relativi allegati riferiti all'esercizio in corso al 31 marzo 2008 per le sole imprese che chiudano l'esercizio successivamente alla data del 16 febbraio 2009. Se i bilanci sono creati dal software Bilancio 360° Telematico di Servizi CGN, l’istanza XBRL viene automaticamente creata ed allegata alla pratica camerale; se non si utilizza tale software, è necessario crearla acquistando dei programmi appositi ed allegarla successivamente alla pratica camerale.

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